従業員の身辺情報に変更があった場合、会社は従業員に支給する手当の増減の処理のほか、社会保険や税扶養の変更手続きを速やかに行う必要があります。この処理が遅れてしまうと、さかのぼって多額の調整が必要になったり、必要な手続きが出来なかったりと、従業員が思わぬ不利益を被ることになります。
特に下記のような事項で従業員に変更があった場合、速やかに情報を吸い上げ、必要な手続きを取る必要があります。従業員自らは届出ができないため、会社指定フォーマットをあらかじめ作成し、従業員に周知をしておき、変更があり次第すぐに提出できるようにしておきます。
（１）扶養家族の増加・減少（子どもの出生、子どもの就職、従業員自身の結婚・離婚など）
- 健康保険被扶養者（異動）届 ・・・加入している健康保険へ（扶養家族が減る場合）
- 厚生年金保険被保険者住所変更届・・・管轄の年金事務所へ健康保険証を添付）
- 税法上の扶養関係の確認
（２）住所変更
- 会社の通勤手当の変更
- 労働者名簿の変更
（３）姓の変更
- 健康保険・厚生年金保険被保険者氏名変更届・・・年金事務所へ（健康保険証を添付）
- 雇用保険被保険者氏名変更届・・・管轄の公共職業安定所へ（雇用保険被保険者証を添付）